Dış Ticaret faaliyetlerinde bulunan firmaların karmaşık ihtiyaçlarına cevap veren bu yazılım, detaylı analiz ve raporlama süreçlerini basit ve etkili bir şekilde gerçekleştirmelerine olanak tanır. Hem satış hem de yönetim faaliyetlerini entegre bir biçimde destekleyerek firmalara stratejik avantajlar kazandırır.
Programın bölümlerinden ve yapabildiklerinden kısa bahsetmek gerekirse;
Ürün Bilgileri
Sistem, satışını yaptığınız veya satın aldığınız tüm ürünleri detaylı bir şekilde kayıt altına almaktadır. Bu ürünler, belirli kriterlere göre kategorilendirilerek, organize bir ürün ağacı oluşturulmasını sağlar. Ancak, ürünlerin bu kategorilendirilme süreci tamamen esnek bir yapıya sahiptir. Yani, programı kullanan kuruluşlar, kendi ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre bu kategorilendirmeyi özelleştirebilir ve gerekli değişiklikleri yapabilirler.
Firma Bilgileri
Sistem, iş birliği içinde olduğunuz tüm firmaların detaylı kayıtlarını barındırmaktadır. Bu kayıtlarda, firmaların sizden hangi ürünleri almak istedikleri ya da hangi ürünleri pazarladıkları gibi bilgiler mevcuttur. Her firmanın ana adresi ve telefon bilgisi dışında, firmaya ait fabrika ve depo adresleri ile telefon bilgileri de kaydedilebilir.
Firma bilgilerine kolay ve hızlı erişim sağlamak adına bir ‘locator’ sistemi ve filtreleme özelliği eklenmiştir. Bu filtreleme özelliği ile firmaları kategorilerine, bulundukları ülkelere veya diğer özelliklerine göre sınıflandırabilirsiniz. Ayrıca, belirlediğiniz kriterlere uyan firmalar için detaylı raporlar da alabilirsiniz.
Bu bölüm, hızlı satış veya satın alma süreçlerinizde size rehberlik eder. ‘Bu ürünü hangi firmaya satabilirim?’ ya da ‘Bu ürünü hangi firmadan temin edebilirim?’ gibi sorularınız için kapsamlı raporlar sunmaktadır.
Döviz Kurları
Sistem, işlemlerinizi döviz cinsinden gerçekleştirebilmek için günlük döviz kurlarını desteklemektedir. Bu kurların güncel bilgileri sisteme düzenli olarak eklenir. Kullanıcıların ihtiyaç duyduğu döviz kuru bilgisine hızla ulaşabilmeleri için gelişmiş bir navigasyon arayüzü ve kapsamlı bir filtreleme özelliği sunulmuştur.
Remote Control
Sistem, yöneticiler için oldukça kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir. Klavyeye dokunma ihtiyacı duymadan sesli komutlar veya otomatik tetikleyicilerle raporlara hızlıca erişim sağlanabilir. Ayrıca, belirlenen zaman aralıklarında raporların otomatik olarak güncellenmesi ve ekranda değişmesi için özel bir altyapıya sahiptir.
Kontratlar
Satıcı firmalarla yapılan anlaşmalar bu bölümde detaylıca kaydedilir. Bu alanda, yüklenecek malzemelerin türleri, miktarları, alış fiyatları ve kaç vesika içerisinde yükleneceği gibi önemli bilgilere kolaylıkla ulaşabilirsiniz. Ayrıca, ödeme planı detayları, ne zaman ve hangi miktarlarda ödemelerin yapılacağına dair bilgiler de bu bölümde bulunmaktadır. Bu verilere dayanarak, standart kontrat formu, kontrata bağlı yükleme raporları ve fabrikaya bu anlaşma nedeniyle oluşan borç bilgileri gibi kritik detaylara erişim sağlanır.
Yüklemeler
Sistemde en aktif ve hareketli bölüm burasıdır. Yüklemeler, ilgili kontrat referanslarıyla birlikte detaylıca kaydedilir. Yüklemenin hangi araçla yapıldığı, hangi gümrükçü aracılığıyla işlem gördüğü, hangi gümrüğe giriş yaptığı, aracın mevcut durumu, ilgili tarihler ve ödeme planı gibi bilgiler bu bölümde bulunur. Eğer yüklemenin tescili yapılmışsa, tescil numarası da kaydedilir. Ayrıca, yüklenen ürünün ağırlığı, alış fiyatı ve satış fiyatı gibi detaylar da burada belirtilir.
Eğer malın satışı transit sırasında gerçekleşirse, alıcı firmanın bilgileri de yükleme formuna eklenir. Bu, özellikle yurtdışındaki firmalar için, transit satış ya da mal mukabili gibi farklı satış yöntemlerinin uygulanabilmesi için kritiktir.
Yükleme Bilgileri Formu, sistemin temel taşıdır ve diğer tüm modüllere entegre bir şekilde hizmet verir. Bu modüldeki bilgiler sayesinde, gümrüğe giren malların günlük, haftalık ve aylık raporlamaları yapılabilir. Bu raporlarla, satılmamış olan malların detaylı analizi gerçekleştirilerek, mal gümrüğe gelmeden potansiyel hedef sektörlere yönelik araştırmalar başlatılabilir.
Fiyat Analizi
Piyasadaki söylentiler, tüyolar veya fakslar aracılığıyla elde edilen fiyat bilgileri merkezi bir havuzda toplanır. Bu havuz, ürün fiyatlarına dair kapsamlı bir veri tabanı oluşturur. Bir ürün için fiyat araştırması yapmak istediğinizde, bu havuza başvurarak hızla bilgilere ulaşabilirsiniz. Bu sayede, hangi ürünün en avantajlı şartlarda ve hangi tedarikçiden temin edilebileceğini kolaylıkla belirleyebilirsiniz. Faks üzerinden bilgi araştırma sürecinde harcayacağınız zamanı, böylece daha stratejik ve değerli işler için kullanabilirsiniz.
Kontrat Analizi
Tüm kontratların;
- 1. Hedeflenen, gerçekleşen, gerçekleşecek yüklemeleri
- 2. Hedeflenen, gerçekleşen ödemeleri
tek bir ekranda analiz edilebilmektedir.
Vesaik Analizi
Şirketinizin haftalık hazırladığı uzun zaman alan raporları vesaik analizi sistemi ile tek bir çatı altında toplayabilir ve hepsinin düzenli olarak çıkmasını sağlayabilirsiniz. Bu sistem, rapor ları farklı veri ambarlarındaki bilgilerden toparlayarak çıkarttığı için kullanıcı hataları da kendini gösterecektir.
Güvenlik
Sistem, kullanıcı güvenliğini öncelikli olarak ele almıştır ve bu nedenle tamamen şifreleme sistemi ile koruma altındadır. Kullanıcılar için belirlenen şifreler, yetkisiz erişimi engellemek adına oluşturulmuştur. Ancak sadece kullanıcı girişi değil, sistemde saklanan veriler de güvenlik endişeleri gözetilerek özel bir teknikle şifrelenmiştir. Bu sayede, dataların izinsiz veya kötü niyetli kişiler tarafından çalınma ihtimali üzerine ek bir güvenlik katmanı eklenmiştir. Kullanıcılar, bu özel şifreleme tekniği sayesinde, sistem dışında başka hiçbir yazılım veya program ile bu bilgilere erişemezler. Bu, hem verilerin gizliliğini hem de bütünlüğünü koruma amacı taşır.
Yeni imkanlar
Programın ilk tasarımı dört yıl önce yapıldı. Bu nedenle, elinizdeki versiyon, son teknolojik gelişmelerle eklenen bazı özelliklerden yoksun olabilir. O dönemin en iyi uygulamalarıyla tasarlanmış olsa da, günümüzün gereksinimlerini tam karşılamayabilir.
- Elektronik posta hizmetleri programın içinde yer alan bir alt hizmet olarak sunulmuştur. Oysa bugün exchange ile bağlantı yapıp, teklifleri otomatik olarak sistemin göndermesi sağlanabilir.
- Aynı dönemde, henüz internetin performansı düşüklüğü ve internet üzeri uygulamalar henüz ilgi çekmediğinden bu bacağı da geride kaldı. Oysa şu anda şirkette gördüğünüz örnek yazılım birkaç gün içinde internette çalışabilecek hale getirilebilir. Böylece dünyanın neresine seyahat ederseniz edin, işlerinizin hangi aşamada olduğunu bir internet cafe bilgisayarından dahi takip edebilir ve hatta yönlendirebilirsiniz. Satın alma bilgilerini girmek için yurtdışı seyahatinizin tamamlanması gerekmez. Bulunduğunuz yerden kontrat bilgilerini girip, anında satıcıların portföyüne sokabilirsiniz. Yada satıcılar müşterilerinin yanında iken açıkta olan bir vesaiki satabilirler. Böylece şirkete gelmelerine bile gerek kalmaz.
- Yüklemelere eklenecek ufak bir değişiklik ile personelinizin prim hesaplamaları yapılabilir, böylece muhasebenin zamanından da kazanmış olursunuz.
Kazandıracakları
Programın sunduğu avantajları daha iyi kavrayabilmek için özelliklerini üç ana başlık altında detaylandıralım:
- Hızlı Analiz İmkanı:
- Pazarlama ve satış süreçlerinde en değerli kaynak zamandır. Özellikle satış personelinin, müşteriye ulaşma ve pazarlama faaliyetlerini yürütme sürecinde yaptığı araştırmalarda harcadığı zamanı düşündüğünüzde, bu programın ne kadar değerli olduğunu anlayabilirsiniz.
- Program sayesinde, satış ve pazarlama ekibinizin analiz ve bilgi toplama süreci hızlanır. Böylece, ekip, enerjisini doğrudan satışa ve müşteri ilişkilerine yönlendirebilir. Bu da, firmanızın maliyetlerini kısa sürede geri kazanmasına olanak tanır.
- Kolay Bilgi Yönetimi:
- Şirket içindeki bilgi akışını ve erişimini kolaylaştırmak adına bu program, tüm bilgilerinizi merkezi bir sistemde toplar.
- Farklı dosya ve dokümanlarda kaybolan zamanı geri kazanarak, filtreleme özelliği sayesinde istediğiniz bilgiye anında erişim sağlarsınız. Bu da, iş süreçlerinizin çok daha hızlı ve etkili ilerlemesine katkıda bulunur.
- İnsandan Bağımsız Sistem:
- Personel değişiklikleri, izinler veya beklenmedik aksaklıklar, bir şirketin işleyişini olumsuz etkileyebilir. Bu program, bu tür olumsuzlukların önüne geçmek adına, insandan bağımsız bir çalışma sistemini destekler.
- Bir personelin işe gelememesi durumunda bile, yetki dahilinde tüm dosya ve bilgilere ulaşarak iş süreçlerinizi aksamadan sürdürebilirsiniz. Personel işe döndüğünde de, işlerinin ne aşamada olduğunu hızla gözden geçirebilir, böylece iş sürekliliği korunmuş olur.